El Real Decreto 1619/2012 de 30 de Noviembre y publicado en el BOE de 1 de Diciembre del pasado año, aprueba las obligaciones que en materia de facturación serán aplicables.
Varias son las novedades que aparecen en este Real Decreto, pero una de las principales es la decisión de suprimir el "ticket" por la factura simplificada, en la que no servirá el papelito que nos daban en las tiendas con el total de la compra, sino que tendrá una serie de requerimientos adicionales como el desglose del IVA.
Si, además el destinatario de la operación quisiera desgravarse el IVA, habría que incorporar el NIF, nombre y demas datos necesarios, como la dirección, para realizarlo.
Este es el motivo por el que ASESORIA CGI, recomienda a sus Clientes tener un buen programa de gestión en su negocio. Uno de los mas conocidos es FACTURAPLUS, pero hay muchos mas en el mercado, los cuales tienen que ser capaces de almacenar toda la información necesaria, así como su capacidad de enlazar con el programa de Contabilidad, con el fin de facilitar la tarea del Departamento Contable y Financiero.
¿Que datos son necesarios para un buen análisis de la información?.
- Fichero de Clientes, que contenga nombre (apellidos y nombre para una mejor gestión), Empresa, NIF, dirección, población, código postal, teléfono y correo electrónico.
En el caso de que sea una empresa, siempre deberemos expresar si se trata de una Sociedad Anónima, Limitada, Comunidad de Bienes o cualquier otro tipo regulado en derecho para las personas jurídicas o asociaciones.
El NIF nos ayudará a distinguir unas de otras, así que empiece por A significará una sociedad anónima, por B una sociedad limitada, por F una Comunidad de Bienes y así sucesivamente.
También en las personas físicas si se trata de un Documento Nacional de Identidad tendrá una letra al final y si se trata de un extranjero, su NIF empezará por X y se llamará NIE (número de identificación para extranjeros).
Actuaremos igual con el fichero de proveedores.
También es necesario un fichero con todos los artículos, debidamente inventariados, para el que nos podemos ayudar con una pistola lectora de código de barras. Si es inhalámbrica, nos permitirá recorrer todas las estanterías sin necesidad de llevar todos y cada uno de los artículos a nuestro despacho.
Una vez introducidos todos estos datos podremos realizar un análisis adecuado del negocio.
- Obtendremos el precio medio de cada artículo y sabremos que proveedor nos ofrece mejores condiciones.
- Podremos hacer comunicaciones a los proveedores, por ejemplo en el cambio del dia de pago, en el cierre por vacaciones, en los datos que tenemos del 347.
- Podremos mantener una comunicación activa con los Clientes, tanto enviándoles correos electrónicos de agradecimiento, como promocionando nuevos servicios o recordándoles los existentes.
Finalmente, dispondremos de los argumentos legales para estar tranquilos ante una posible revisión por la Dirección del negocio, franquicia o grupo y también, lógicamente, por los servicios de la Inspección Tributaria.
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